Γιατί οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις αγοράζουν λάθος ERP – Τι έχω δει σε εκατοντάδες εγκαταστάσεις

Σε μια εποχή όπου οι επιχειρήσεις καλούνται να ανταποκριθούν σε ολοένα και περισσότερες υποχρεώσεις, από το myDATA και το Ψηφιακό Πελατολόγιο μέχρι την ηλεκτρονική τιμολόγηση και τις νέες ψηφιακές διαδικασίες του Δημοσίου, η επιλογή του κατάλληλου ERP αποτελεί ίσως τη σημαντικότερη τεχνολογική απόφαση που μπορεί να λάβει ένας επιχειρηματίας.

Παρόλα αυτά, στην καθημερινότητά μου συναντώ συχνά επιχειρήσεις που αφιερώνουν περισσότερο χρόνο για να επιλέξουν ένα κινητό τηλέφωνο ή έναν εκτυπωτή, παρά το πληροφοριακό σύστημα που θα διαχειρίζεται τις πωλήσεις, την αποθήκη, τους πελάτες, τις αγορές, τα οικονομικά στοιχεία και συνολικά τη λειτουργία της επιχείρησής τους.

Μετά από εκατοντάδες εγκαταστάσεις ERP σε επιχειρήσεις λιανικής, χονδρικής, εστίασης και παροχής υπηρεσιών, έχω καταλήξει σε ένα βασικό συμπέρασμα:

Τα περισσότερα προβλήματα δεν δημιουργούνται επειδή το πρόγραμμα είναι κακό.

Δημιουργούνται επειδή η επιλογή έγινε με λάθος κριτήρια.

Το πρώτο και μεγαλύτερο λάθος: Η επιλογή με μοναδικό κριτήριο την τιμή

Η πιο συνηθισμένη ερώτηση που ακούω από έναν υποψήφιο πελάτη είναι:

«Πόσο κοστίζει το πρόγραμμα;»

Η σωστή ερώτηση όμως είναι διαφορετική:

«Πόσο θα μου κοστίσει η λάθος επιλογή;»

Πολλές επιχειρήσεις προσπαθούν να εξοικονομήσουν μερικές εκατοντάδες ή λίγες χιλιάδες ευρώ στην αρχική αγορά ενός ERP και τελικά καταλήγουν να πληρώνουν πολλαπλάσια ποσά σε χαμένο χρόνο, διπλή εργασία, λανθασμένες καταχωρήσεις και ανάγκη αντικατάστασης του συστήματος λίγα χρόνια αργότερα.

Ένα ERP δεν είναι ένα απλό πρόγραμμα γραφείου.

Είναι το κέντρο διαχείρισης της επιχείρησης.

Αν το κέντρο αυτό δεν λειτουργεί σωστά, το πρόβλημα μεταφέρεται παντού.

– Στην αποθήκη.

– Στις πωλήσεις.

– Στις παραγγελίες.

– Στη λογιστική παρακολούθηση.

– Στην εξυπηρέτηση πελατών.

Το δεύτερο λάθος: Οι επιχειρήσεις αγοράζουν για το σήμερα και όχι για το αύριο

Ένα ακόμη λάθος που συναντώ συχνά είναι ότι οι επιχειρήσεις επιλέγουν ERP με βάση τις σημερινές τους ανάγκες.

Η πραγματικότητα όμως είναι ότι ένα ERP δεν αγοράζεται για έναν χρόνο.

Αγοράζεται συνήθως για μία δεκαετία ή και περισσότερο.

Πριν επιλεγεί ένα σύστημα, πρέπει να απαντηθούν ορισμένα κρίσιμα ερωτήματα:

· Υπάρχει πιθανότητα δημιουργίας δεύτερου καταστήματος;

· Υπάρχει σχεδιασμός για e-shop;

· Θα αυξηθούν οι χρήστες;

· Θα χρειαστούν απομακρυσμένη πρόσβαση οι εργαζόμενοι;

· Υπάρχει πιθανότητα επέκτασης σε νέες δραστηριότητες;

Αν η επιχείρηση αναπτυχθεί και το ERP αδυνατεί να ακολουθήσει αυτή την ανάπτυξη, τότε το πρόβλημα είναι αναπόφευκτο.

Έχω δει επιχειρήσεις να αναγκάζονται να αλλάξουν ολόκληρο πληροφοριακό σύστημα μέσα σε λίγα χρόνια επειδή δεν είχαν σχεδιάσει σωστά τις μελλοντικές τους ανάγκες.

Το τρίτο λάθος: Η υποτίμηση της υποστήριξης

Όταν αγοράζει κάποιος ένα ERP, συνήθως αξιολογεί τις δυνατότητες του προγράμματος.

Ελάχιστοι όμως αξιολογούν σοβαρά τον άνθρωπο ή την εταιρεία που θα βρίσκεται δίπλα τους μετά την εγκατάσταση.

Και όμως, εκεί κρίνεται συχνά η επιτυχία ή η αποτυχία μιας επένδυσης.

Ένα ERP χωρίς σωστή υποστήριξη μοιάζει με αυτοκίνητο χωρίς συνεργείο.

Όλα λειτουργούν άψογα μέχρι να εμφανιστεί το πρώτο πρόβλημα.

Και τότε η επιχείρηση καταλαβαίνει πόσο σημαντικό είναι να έχει δίπλα της έναν συνεργάτη που γνωρίζει το αντικείμενο και μπορεί να δώσει άμεσες λύσεις.

Η ποιότητα της υποστήριξης δεν φαίνεται όταν όλα πάνε καλά.

Φαίνεται όταν κάτι πάει στραβά.

Το τέταρτο λάθος: Η έλλειψη εκπαίδευσης

Ακόμα και το καλύτερο ERP της αγοράς δεν μπορεί να αποδώσει όταν οι χρήστες δεν γνωρίζουν πώς να το αξιοποιήσουν.

Πολλές επιχειρήσεις επενδύουν σημαντικά ποσά στην αγορά λογισμικού αλλά ελάχιστα στην εκπαίδευση του προσωπικού.

Το αποτέλεσμα είναι οι εργαζόμενοι να χρησιμοποιούν μόνο ένα μικρό ποσοστό των δυνατοτήτων του συστήματος.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει χαμένες ευκαιρίες για αυτοματοποίηση, καλύτερη πληροφόρηση και αύξηση της παραγωγικότητας.

Το ERP δεν είναι πρόγραμμα. Είναι στρατηγική απόφαση.

Οι περισσότερες επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν το ERP σαν μία αγορά λογισμικού.

Στην πραγματικότητα πρόκειται για μία στρατηγική απόφαση που επηρεάζει κάθε τμήμα της επιχείρησης.

Το ERP καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο θα καταγράφονται οι συναλλαγές, θα παρακολουθούνται τα αποθέματα, θα εκδίδονται τα παραστατικά και θα λαμβάνονται επιχειρηματικές αποφάσεις.

Γι’ αυτό και η επιλογή του δεν πρέπει να γίνεται βιαστικά.

Όπως κανείς δεν θα έχτιζε ένα κτίριο πάνω σε σαθρά θεμέλια, έτσι δεν πρέπει να χτίζει και την ανάπτυξη μιας επιχείρησης πάνω σε ένα πληροφοριακό σύστημα που δεν καλύπτει τις πραγματικές της ανάγκες.

Οι επιχειρήσεις που αντιμετωπίζουν την τεχνολογία ως επένδυση και όχι ως αναγκαίο έξοδο είναι συνήθως εκείνες που αποκτούν σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα τα επόμενα χρόνια.

Νίκος Παπάογλου Ιδρυτής PCcosmos