Πώς στέλνω μεγάλα αρχεία χωρίς προβλήματα: Ο απόλυτος οδηγός

Στη σύγχρονη ψηφιακή εποχή, η ανταλλαγή αρχείων έχει γίνει αναπόσπαστο μέρος της καθημερινότητάς μας.

Είτε θέλετε να υποβάλετε μια εργασία, είτε να μοιραστείτε αρχεία με τους συναδέλφους σας, είτε να στείλετε στους φίλους σας το βίντεο που τραβήξατε στις διακοπές, η ανταλλαγή των αρχείων είναι πλέον ένα καθημερινό γεγονός. Ωστόσο, υπάρχουν φορές που τα αρχεία που πρέπει να στείλουμε ξεπερνούν τα όρια μεγέθους των συμβατικών υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η γνώση του πως να στείλω μεγάλα αρχεία μέσω email ή άλλους τρόπους είναι πλέον απαραίτητη.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξερευνήσουμε διάφορες μεθόδους αποστολής μεγάλων αρχείων, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης τεχνικών συμπίεσης αρχείου και χρήσιμων διαδικτυακών εργαλείων. 

Προκλήσεις με μεγάλα αρχεία

Η αποστολή μεγάλων αρχείων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελεί συχνά μια πρόκληση. Οι περισσότεροι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβάλλουν ένα όριο μεγέθους αρχείου -συχνά γύρω στα 25MB- που σημαίνει ότι τα μεγάλα έγγραφα, οι εικόνες υψηλής ανάλυσης, τα βίντεο και οι παρουσιάσεις δεν μπορούν να σταλούν απευθείας. Συνεπώς, εάν αναρωτιέστε “πως να στείλω μεγάλα αρχεία μέσω email” είναι ζωτικής σημασίας να βρεθούν αποτελεσματικές στρατηγικές για την υπέρβαση αυτών των περιορισμών.

1. Συμπίεση αρχείων: Ένα πρακτικό πρώτο βήμα

Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους αντιμετώπισης του προβλήματος των μεγάλων αρχείων είναι η συμπίεση αρχείου. Αυτή η τεχνική μειώνει το μέγεθος του αρχείου χωρίς να υποβαθμίζει σημαντικά την ποιότητά του. Για παράδειγμα, όταν θέλετε να στείλετε ένα αρχείο PDF που υπερβαίνει το όριο μεγέθους του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να συμπιέσετε τα έγγραφα PDF για να διευκολύνετε την αποστολή τους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να κάνετε μείωση μεγέθους PDF, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε διαδικτυακά εργαλεία όπως το PDF Guru, το οποίο σας επιτρέπει να κάνετε αποτελεσματικά σμίκρυνση PDF διατηρώντας τις βασικές τους ιδιότητες. Μόλις χρησιμοποιήσετε ένα τέτοιο εργαλείο, το αρχείο PDF σας θα μπορούσε να είναι ένα κλάσμα του αρχικού του μεγέθους, καθιστώντας το κατάλληλο για αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή και εφαρμογής messaging.


2. Χρησιμοποιήστε υπηρεσίες αποθήκευσης στο νέφος

Εάν τα αρχεία σας παραμένουν ακόμη πολύ μεγάλα μετά την προσπάθεια συμπίεσης αρχείων και αναρωτιέστε πως στέλνω μεγάλα αρχεία, η επιλογή υπηρεσιών αποθήκευσης στο σύννεφο μπορεί να αλλάξει τα δεδομένα. Πλατφόρμες όπως το Google Drive, το Dropbox και το OneDrive σας επιτρέπουν να ανεβάσετε τα αρχεία σας και να μοιραστείτε αντί αυτών έναν σύνδεσμο. 

Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε:

Φορτώστε το αρχείο σας στην υπηρεσία cloud της προτίμησής σας.
Μόλις ολοκληρωθεί η μεταφόρτωση, δημιουργήστε έναν κοινόχρηστο σύνδεσμο. Οι περισσότερες υπηρεσίες παρέχουν τη δυνατότητα να ορίσετε δικαιώματα σχετικά με το ποιος μπορεί να δει ή να επεξεργαστεί το αρχείο.
Αντιγράψτε τον σύνδεσμο και επικολλήστε τον στο email σας αντί να επισυνάψετε το αρχείο.

3. Αξιοποιήστε τις υπηρεσίες μεταφοράς αρχείων

Μια άλλη αποτελεσματική μέθοδος για την αποστολή μεγάλων αρχείων χωρίς απαραίτητα να κάνετε σμίκρυνση PDF είναι η χρήση ειδικών υπηρεσιών μεταφοράς αρχείων. Ιστοσελίδες όπως οι WeTransfer και FileMail επιτρέπουν στους χρήστες να στέλνουν αρχεία που μπορούν να φτάσουν σε μεγέθη πολλών GB χωρίς εμπόδια. 
Η διαδικασία ακολουθεί γενικά τα εξής απλά βήματα:
Μπείτε στον ιστότοπο της υπηρεσίας μεταφοράς αρχείων.
Φορτώστε το αρχείο σας.
Εισάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών σας και οποιοδήποτε μήνυμα θέλετε να συμπεριλάβετε.
Κάντε κλικ στο αποστολή, και ο παραλήπτης/οι παραλήπτες θα λάβουν έναν σύνδεσμο για να κατεβάσουν το αρχείο από την υπηρεσία.

Εάν αναρωτιέστε πως στέλνω μεγάλα αρχεία δωρεάν, οι περισσότερες από αυτές τις υπηρεσίες διαθέτουν δωρεάν επιλογές για την αποστολή αρχείων μέχρι ένα ορισμένο όριο μεγέθους, γεγονός που τις καθιστά ιδιαίτερα αποτελεσματική λύση για περιστασιακές μεταφορές μεγάλων αρχείων.


 4. Χωρίστε το αρχείο σε μικρότερα μέρη

Μερικές φορές, όταν τα αρχεία είναι πολύ μεγάλα για να τα στείλετε, μπορείτε να τα χωρίσετε σε μικρότερα τμήματα. Οπότε, αντί να κάνετε σμίκρυνση PDF, κάνετε διαχωρισμό. Αυτή η προσέγγιση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για την αποστολή μεγάλων εγγράφων ή αρχείων πολυμέσων. Παρότι δεν ενδείκνυται πάντοτε, είναι ένας γρήγορος τρόπος εάν αναρωτιέστε πως στέλνω PDF με email.

Αποστολή αρχείων PDF μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Πρόσθετες συμβουλές
Στο σημείο αυτό να πούμε ότι, εάν  πρόθεσή σας είναι συγκεκριμένα να στείλετε PDF μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να θυμάστε ότι η συμπίεση των αρχείων είναι ζωτικής σημασίας. Η συμπίεση PDF θα σας επιτρέψει συχνά να το στείλετε απευθείας μέσω email. Εάν έχετε ήδη φροντίσει να συμπιέσετε τα αρχεία PDF, λάβετε υπόψη σας τις παρακάτω πρόσθετες συμβουλές:

Συνοψίστε το περιεχόμενό σας: Μερικές φορές, δεν χρειάζεται να αποσταλούν όλα τα μέρη ενός εγγράφου. Εάν μπορείτε να συνοψίσετε ή να μειώσετε τον αριθμό των σελίδων που περιλαμβάνονται, αυτό μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του μεγέθους του αρχείου.

Χρησιμοποιήστε κατάλληλες μορφές: Ο μετασχηματισμός εικόνων υψηλής ανάλυσης σε πιο αποδοτικούς τύπους αρχείων (όπως JPEG αντί για PNG) μπορεί επίσης να μειώσει το μέγεθος ενός PDF.

Ελέγξτε τις ρυθμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Βεβαιωθείτε ότι το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι ρυθμισμένο να στέλνει συνημμένα αρχεία με τρόπο που δεν επιβάλλει πρόσθετα όρια στο μέγεθος του αρχείου.

Στείλτε αρχεία με ασφάλεια

Τέλος, πρέπει να επισημάνουμε ότι στο ερώτημα πως στέλνω μεγάλα αρχεία δεν έχει σημασία μόνο η δυσκολία που παρουσιάζει το μέγεθος του αρχείου, αλλά και το πόσο ασφαλής είναι η αποστολή. Λαμβάνετε πάντα υπόψη τα χαρακτηριστικά ασφαλείας της υπηρεσίας ή της μεθόδου που χρησιμοποιείτε για τη μεταφορά αρχείων. Πολλές υπηρεσίες αποθήκευσης στο νέφος και μεταφοράς αρχείων παρέχουν κρυπτογράφηση και πρόσθετα μέτρα ασφαλείας – φροντίστε να τα χρησιμοποιείτε όταν είναι απαραίτητο.

Συμπέρασμα

Συνοψίζοντας, το να γνωρίζω πως να στείλω μεγάλα αρχεία μέσω email ή πώς να κάνετε συμπίεση PDF, είναι ζωτικής σημασίας στον σύγχρονο ψηφιακό κόσμο. Είτε επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε συμπίεση αρχείων, είτε να αξιοποιήσετε υπηρεσίες cloud είτε να χρησιμοποιήσετε ειδικές επιλογές μεταφοράς αρχείων, υπάρχει μια λύση για κάθε ανάγκη. Έτσι, την επόμενη φορά που θα αντιμετωπίσετε το δίλημμα των μεγάλων αρχείων, εφαρμόστε αυτές τις συμβουλές και θα αντιμετωπίσετε τις προκλήσεις της κοινής χρήσης αρχείων με ευκολία.